La conservation préventive regroupe toutes les précautions indispensables à suivre pour bien conserver ses archives : leur manipulation, leur nettoyage, leur conditionnement, les conditions climatiques, leur sécurité, etc. Ces pratiques préventives permettent d’éviter les dégradations et par conséquent le recours aux pratiques invasives de la restauration.

 

 

La manipulation est un des facteurs les plus dommageables envers le document. Pour éviter toutes conséquences néfastes, il faut suivre certaines recommandations.

Les gestes à éviter :

- manipuler des documents à proximité de matières salissantes (eau, nourriture, encre, colle, correcteur blanc, etc.) qui pourraient les tâcher

- s’appuyer sur les documents ou s’en servir comme sous-main, ce qui dégrade les reliures ou marque les supports

- mouiller son doigt pour tourner les pages, ce qui salit le document

- tourner les pages en cornant le bord, ce qui peut les déchirer    

- prendre un registre ou un livre par la coiffe, ce qui peut décoller la reliure

Les habitudes à prendre :

-  utiliser le crayon de papier pour prendre des notes

- ne pas aplatir les documents reliés pour éviter de fragiliser la reliure

-  saisir les reliures par le milieu du dos

- manipuler doucement les documents

- prendre le temps de les ranger correctement

- mettre des gants en coton pour manipuler les supports fragiles (photographiques, métalliques, ou en mauvais état)

- utiliser des presse-papiers pour les documents de grand format.

 

Le nettoyage des documents :

pour éviter que les documents soient contaminés par les insectes ou les moisissures, il convient de les nettoyer. Leur lecture n’en sera que plus aisée. Pour cela, vous pouvez utiliser différents matériaux à manipuler avec précautions pour ne pas déchirer les documents :

- le chiffon microfibre pour les documents papier ou parchemin ou le chiffon antistatique pour les supports photographiques

- la brosse souple chinoise faite de poils de chèvre, moins abrasifs que les poils synthétiques

- l’éponge en latex non teintée. Elle s’utilise toujours à sec. Il est toutefois recommandé de la tester avant sur un coin du document pour être certain de ne pas le dégrader. Il ne faut pas s’en servir sur les encres et les supports fragiles (enluminures, photographies, calques …)

- pour les documents les plus sales, on peut utiliser la gomme en poudre, en chaussette ou en bâton. Il faut au préalable tester la résistance du support et veiller à bien retirer tous les petits morceaux de gomme

- retirer les éléments métalliques (trombones, épingles) qui pourraient rouiller

- ne pas mettre de scotch ni de post-it sur les documents car la colle s’incruste dans le support et le dégrade.

 

Le conditionnement est la première barrière contre les dégradations, il doit être adapté à la taille documents qui ne doivent pas être pliés pour y rentrer. Il doit être fait de matériau neutre ou permanent pour ne pas endommager le support :

- ne pas utiliser de papier acide ou de pochettes plastiques non adaptées, à l’exemple du papier kraft ou des pochettes perforées pour classeur qui se collent au papier et transfèrent les encres

- utiliser des boîtes d’archives en carton neutre ou permanent. Il en existe de différents formats, pour les documents écrits, les plans roulés, les cartes postales, les cédéroms, les DVD ou les cassettes

- mettre les plans ou documents iconographiques de grands formats conservés à plat dans des pochettes polyester

- ranger les photos, les cartes postales et les documents iconographiques de petits formats dans des pochettes polyester

- constituer les dossiers avec des chemises en papier permanent (format A3, A4, en rouleau, pochettes à soufflet ou sur mesure)

- préférer des sangles en coton sergé non teinté avec boucle en plastique pour maintenir des documents en liasse et non de la ficelle qui coupe les bords des documents ou des boucles métalliques qui peuvent rouiller.

 

Le contrôle des conditions climatiques 

Pour éviter une propagation des moisissures, un dessèchement ou une décoloration des documents, il faut les maintenir dans de bonnes conditions climatiques :

- il faut les conserver dans l’obscurité, car la lumière (artificielle et naturelle) décolore les encres et roussit les papiers mécaniques. C’est pourquoi il est préférerable d’exposer une copie sous cadre plutôt que l’original

- les documents doivent être entreposés dans un milieu stable, sans variations brusques de la température et de l’humidité relative de l’air. La moyenne idéale est fixée entre 16 et 20 degrés et le taux d’hygrométrie entre 45 et 60 %. Ces conditions sont valables pour le papier et le parchemin. Pour les supports photographiques ou numériques, les sceaux détachés en cire et en métal, le taux d’humidité doit être plus faible. Pour mesurer ces conditions climatiques vous pouvez utiliser un thermo-hygromètre et pour les modifier, un déshumidificateur ou un humidificateur.

 

Enfin les archives craignent l'eau et le feu :

elles doivent être tenues éloignées des tuyauteries, lavabos, caves.

Stockées sous un toit, il convient d'en vérifier l'étanchéité.

Contre le feu, préférer des étagères métalliques plutôt qu'en bois, balayer et dépoussiérer régulièrement leur environnement, et prévoir un extincteur à poudre à proximité, ainsi qu'un détecteur de fumée.