Tous les services d'archives publics ont la possibilité d'accueillir des archives privées qui représentent le complément indispensable des archives publiques.

Ces archives peuvent y entrer à titre onéreux ou à titre gratuit, sous la forme d'achat, de dations, de libéralités (dons et legs), ou encore de dépôts.

Les documents intéressant l'histoire locale peuvent ainsi entrer aux Archives municipales et communautaires, qu'ils concernent la vie privée de familles ou de personnes, la vie d'entreprises ou d'associations. Mais l'intérêt historique doit être réel.

La forme la plus fréquente d'entrée aux Archives reste le don, formalisé par un simple échange de lettres entre le donateur et le service d'Archives après accord sur les conditions de communication et de reproduction.

Cet accord s'accompagne d'une description précise des documents.

Pour plus de détails, vous pouvez vous reporter à la rubrique "archives privées" du site de la Direction des archives de france :

http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/gerer/archives-privees/

Exemples de dons effectués aux archives municipales et communautaires de Reims :

Archives de l'ancien maire de Reims entre 1953 et 1957 René Bride, données en 1999. Les 282 cartons contenant des courriers, invitations, coupures de presse, notes et documentation diverse venus compléter les fonds municipaux sont aujourd'hui très consultés.

Les archives des architectes Edmond et Jacques Herbé, entrées en 2001, contiennent de nombreux plans de travaux réalisés notamment par Jacques Herbé entre 1930 et 1974, à Reims (docks rémois, piscine-patinoire, maison de la culture) et dans la Marne.

Les archives de l'Association "Mémoire du baptême de Clovis" entrées aux Archives en 1996 permettent l'accès à un riche ensemble documentaire relatif au 1500ème anniversaire du baptême de Clovis.

Donner des archives à d'autres organismes, selon les domaines concernés :

- Archives du monde sportif

Voir le Guide Memos pour une sensibilisation et une sauvegarde des archives du monde sportif (consultable en salle de lecture des Archives)

- Archives de la Résistance et de la déportation

Voir le Guide du détenteur d'archives de la Résistance et de la déportation (consultable en salle de lecture des Archives)

- Archives du handicap

 Depuis 2003, l'Observatoire des familles en situation de handicap (OFSH) recueille les archives des personnes en situation de handicap et en permet l'accès aux chercheurs et universitaires.

Il s'agit de documents d'ordre privé et personnel, en rapport avec le handicap concerné, que personnes et familles au cours de leur vie, au fur et à mesure de leurs démarches, ont reçus, produits et conservés, tels : correspondance privée, documents administratifs personnels, éléments de dossier médical, de dossier éducatif et pédagogique, dossier de démarches administratives ou de contentieux, témoignages d'activités scolaires ou extra scolaires, activités associatives liées au handicap, témoignages personnels tels que récits de vie ou journaux intimes.

L'ensemble des dons est abrité aux Archives municipales de Lyon.

- Archives de l'immigration

Voir la circulaire de la Direction des Archives de France :

http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/static/2670