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Les fonds privés sont constitués d'archives en provenance de particuliers, d'entreprises, d'architectes, de photographes ou d'associations, données ou léguées à la Ville de Reims à différentes périodes.

Ils sont la plupart classés en série S.

Parmi les fonds privés les plus importants, la collection Prosper Tarbé, les fonds des photographes Christian Strohm et Jean Diblik, le fonds de l'architecte Edmond Herbé, celui de l'ancien maire René Bride (voir le concernant le site http://www.prieuresainthilaire.com/ sur sa propriété de Saint-Hilaire) et celui de la Maison de la culture André Malraux/CNAT (Centre national art et technologie)

La recherche se fait par le moteur de recherche, excepté pour la collection Tarbé et les deux fonds de photographes.