Le traitement matériel et intellectuel des archives est l'activité essentielle d'un service d'archives.
Les archivistes interviennent en effet sur les documents collectés afin d'en permettre, dans une étape ultérieure, la communication aux usagers.

Le traitement appliqué aux archives est à la fois d'ordre matériel et d'ordre scientifique.

Le traitement matériel consiste en des vérifications, remise en ordre physique si nécessaire des documents avec enlèvement des objets métalliques tels que trombones, dépoussiérage et nettoyage au besoin, conditionnement ou reconditionnement, cotation, rangement sur des rayonnages, calcul du métrage linéaire, intégration dans le récolement (liste des articles d'archives conservés) tenu à jour.

Le traitement scientifique est un travail d'analyse et de description de ces mêmes archives, qui aboutit à la création d'un instrument de recherche mis à disposition des usagers en salle de lecture.

Les instruments de recherche, outils papier (répertoire, inventaire, index,…) ou informatisés (base de données), permettent à l'usager de rechercher et de trouver les cotes de documents pertinents sur un sujet donné.

Il ne lui reste plus alors qu'à demander en indiquant les cotes la communication des documents pour les consulter. 

La production d’instruments de recherche tient compte aujourd'hui des nouveaux usages (utilisation de moteurs de recherche, pages Web, cédéroms, bornes interactives,…) et sont structurés à partir de normes développées pour l’échange d’information telle XML.