La conservation matérielle est une fonction traditionnelle d'un service d'archives qui consiste à conserver physiquement les documents qui lui sont confiés.

La conservation sur le long terme est favorisée en respectant des normes d'hygrométrie (taux d'humidité relative dans l'air) et de température.

Les documents sont protégés matériellement par des conditionnements adaptés à leur taille, forme ou support.

La conservation préventive regroupe l'ensemble des mesures prises pour assurer la conservation matérielle des documents en vue de leur sauvegarde.
Ces mesures assurent la longévité des documents et freinent les processus de dégradation en agissant sur l'environnement, sans toucher aux documents : protection contre la lumière, la chaleur, l'humidité, les insectes, la pollution, les manipulations, les attaques biologiques,…

La conservation curative consiste à restaurer des documents fragilisés ou dégradés en intervenant sur le support des documents. La restauration est toujours confiée à des professionnels.

Le transfert de support permet de transférer l'information sur un autre support que celui de l'original lorsque celui-ci s'use ou se dégrade inéluctablement.
Il est effectué par copie, photocopie, photographie, microfilmage.

Documents papier, cassettes audio ou VHS, bandes magnétiques peuvent être scannés ou numérisés ; les documents électroniques quant à eux doivent subir périodiquement des migrations (changement de format de fichier informatique par exemple) pour pouvoir être conservés sur le long terme.