Une des missions fondamentales d’un service d’archives est de  recueillir et rechercher auprès des producteurs de documents, publics ou privés, des versements, des dépôts ou des dons, ainsi qu’acheter des documents.

Les versements résultent d’un transfert de documents d’archives du service producteur (ainsi dans une mairie un service municipal : urbanisme, ressources humaines, espaces verts, finances, musée, achats, etc.) vers le service d’archives. Cela signifie transfert matériel et changement de lieu bien sûr, mais aussi transfert de responsabilité : les archives ne se trouvent plus sous la responsabilité du chef de service, mais sous celle du responsable du service d’archives.

Le dépôt est un transfert d’archives privées sans transfert de propriété. Le propriétaire conserve tous ses droits sur le fonds et peut le reprendre à tout moment,  et le service d’archives peut également mettre fin au dépôt.
Une convention écrite fixe les droits et obligations de chacune des parties.

Le don permet au service d’archives de devenir propriétaire des archives qui lui sont données. Une lettre d’intention de don manifestant clairement la volonté du donateur et une lettre d’acceptation du donataire sont nécessaires.